Partecipazione

Ammissibilità

Un richiedente deve avere identità giuridica chiara, scopo commerciale legittimo e autorità per svolgere l’attività proposta.

• Organizzazioni commerciali

  Organizzazioni che acquistano, vendono, producono, trasformano, immagazzinano, importano o esportano merci fisiche.

• Servizi incaricati

  Ispezione, logistica, assicurazione, deposito e altri fornitori assegnati a compiti definiti.

• Istituzioni finanziarie

  Istituzioni autorizzate che agiscono nei limiti delle proprie autorizzazioni e intese bilaterali.

• Non ammissibile

  Richiedenti anonimi, proprietà non verificabile, autorità incerta, attività vietata o rischi non controllabili.

Documenti dell’organizzazione

Il fascicolo deve stabilire organizzazione, proprietà, governance, rappresentanti e conto designato.

• Costituzione e stato

  Certificato di registrazione, visura recente, documenti costitutivi, sede, identificativo fiscale e licenze pertinenti.

• Proprietà e controllo

  Organigramma proprietario, registro dei soci, dichiarazione dei titolari effettivi e prove fino alle persone fisiche finali.

• Autorità ad agire

  Prova di amministratori o dirigenti, firmatari autorizzati, delibera o procura e identità dei rappresentanti pertinenti.

• Banca e attività

  Prova che il conto appartiene al richiedente, attività prevista, controparti o mercati rilevanti e informazioni richieste dalla verifica del rischio.

Fasi di verifica

L’ammissione deve essere una decisione documentata, non un invito informale.

• 01 · Completezza

  Controllare che moduli e documenti siano presenti, aggiornati, leggibili e correttamente certificati o tradotti.

• 02 · Verifica

  Convalidare identità giuridica, proprietà, rappresentanti, autorità, titolarità del conto e controlli richiesti.

• 03 · Decisione di rischio

  Valutare scopo, attività prevista, rischi, condizioni necessarie e controllabilità.

• 04 · Attivazione

  Registrare decisione, condizioni, permessi, data di revisione e utenti autorizzati prima dell’accesso.

Obblighi continuativi

La verifica non è una raccolta documentale una tantum.

Un partecipante dovrebbe mantenere aggiornate proprietà, direzione, autorità, contatti, licenze e informazioni bancarie; rispondere alle revisioni; proteggere gli accessi e notificare prontamente le modifiche rilevanti.

Documenti ufficiali e commerciali

I documenti di partecipazione provano chi è l’organizzazione; quelli di transazione provano cosa è accaduto.

Certificati ufficiali e documenti commerciali vengono richiesti soltanto quando necessari per transazione, autorità, contratto o pagamento. La certificazione fitosanitaria, ad esempio, è governata dall’autorità competente e dagli standard internazionali, non emessa da BSX.

• IPPC · ISPM 12↗

  Standard internazionale per i certificati fitosanitari.